DSGVO & Siemens: „Wir sehen die Neuregelung als Chance zum gegenseitigen Vertrauensbeweis.“

Ab 25. Mai tritt die geänderte Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft. Tatsächlich verlangt die Neuregelung von Unternehmen einen Kraftakt, denn: Das Versenden von Massen-E-Mails, wie Newslettern oder Messe-Einladungen, ist künftig nur noch an Empfänger zulässig, von denen eine DSGVO-konforme Einwilligung vorliegt. Wie aber können Firmen diese besagte Einverständniserklärung erhalten? Das Exklusiv-Interview mit Alexandra Geißler, Leiterin Market Communications Siemens Deutschland bei der Siemens AG, gibt Aufschluss.

 

Alexandra Geißler, Leiterin Market Communications Siemens Deutschland bei der Siemens AG (Bild: Siemens Deutschland)

 

Frau Geißler, Siemens Deutschland führt ein Konformitätsprojekt im Hinblick auf die DSGVO durch. Können Sie den Projektauftrag bitte kurz beschreiben?

Wir möchten von allen Kunden und Geschäftsinteressenten, deren Daten bei Siemens Deutschland gespeichert sind, eine DSGVO-konforme Einwilligungserklärung per Double-Opt-in-Verfahren einholen. Erst wenn diese nachweislich vorliegt, werden wir den Kunden auch künftig wie gewohnt auf dem Laufenden halten und mit wertvollen Informationen versorgen – zum Beispiel per Newsletter oder in Form von Veranstaltungshinweisen.

 

 

Seit wann läuft das Projekt, und wie haben Sie es aufgesetzt?

Die Auseinandersetzung mit dem Thema begann bei uns frühzeitig zu Beginn des Jahres 2017. Wir haben uns zunächst umfassend informiert und die internen wie externen Voraussetzungen geprüft. Im nächsten Schritt ging es darum, gemeinsam mit den Vertriebsabteilungen eine inhaltlich abgestimmte Vorgehensweise zu erarbeiten.

 

Verantwortlich für die gespeicherten Kundendaten und deren Konformität sind bei Siemens Deutschland die Vertriebseinheiten.

 

Zum Verständnis: Verantwortlich für die gespeicherten Kundendaten und deren Konformität sind bei Siemens Deutschland die Vertriebseinheiten. Als Kommunikationsabteilung unterstützen wir den Vertrieb dabei in der Kommunikation nach innen und außen.

 

 

Wie lief das in der Praxis ab, können Sie uns einige Meilensteine nennen?

Als eine der ersten Maßnahmen haben wir eine Arbeitsanweisung zur Verbesserung der Datenqualität in unserem Customer Relationship Management-System erstellt. Dieses Dokument ist bis heute eine zentrale Grundlage für uns. Vor allem hat es im Unternehmen schnell ein hohes Bewusstsein für die bevorstehenden Herausforderungen geschaffen.

 

E-Mail Opt-In DSGVO Siemens
Bildausschnitt einer Einwilligungs-E-Mail, die Siemens Deutschland im Zuge des DSGVO-Konformitätsprojekts an seine Kontakte verschickt. (Bild: Siemens Deutschland)

 

Im Sommer 2017 haben wir unseren Aktivitäten ein Gesicht gegeben und die Kampagne „Geben Sie uns Ihr Ja-Wort!“ in der internen und externen Kommunikation gestartet. Über das firmeneigene Intranet bekommt unser Vertrieb relevante Informationen zur Verfügung gestellt, beispielsweise Berichte über den Kampagnenfortschritt. Auch Hilfsmittel wie ein One-Pager, der die wichtigsten Fakten auf einen Blick zeigt, oder sogenannte Informationskarten im Scheckkartenformat für die Verteilung an Kunden gehören zu unserem Angebot.

 

Mit diesen handlichen Informationskarten im Scheckkartenformat konnten Siemens-Mitarbeiter Kunden auch offline in die Kampagne einbeziehen. (Bild: Siemens)

 

Zeitgleich entstand im Internet eine dedizierte Kampagnenseite, die unseren Kunden die Bedenken vor diesem formalen Thema nehmen soll. Wichtig ist, das notwendige Bewusstsein zu schaffen. Erklärfilme sowohl für die interne als auch die externe Kommunikation runden das Angebot an Informationsmaterialien ab. Auch bei Einladungen zu Fachveranstaltungen adressieren wir seit Herbst 2017 die Auswirkungen der Datenschutzgrundverordnung.

 

Kurzum: Wir haben frühzeitig begonnen, mit unseren Kunden über dieses wichtige und erklärungsbedürftige Thema zu reden. Nur so können Ressentiments erkannt und abgebaut werden.

 

 

Hat Siemens ein Extra-Budget eingeplant, um die Umstellungen und Folgen bewältigen zu können, die sich aus dem Inkrafttreten der DSGVO ergeben?

 

Ja, wir bei Siemens Deutschland haben ein eigenes Budget dafür eingeplant. Die externen Kommunikationsmaßnahmen realisieren wir bisher überwiegend in elektronischer Form, sprich über die Website oder digitale Mailings. Das finanzielle Investment ist überschaubar. Ein viel wichtigerer Faktor ist das zeitliche und persönliche Engagement, insbesondere der Vertriebskollegen – gerade im Hinblick auf die Datenpflege und die Sensibilisierung der Kunden für das Thema.

 

 

Ein viel wichtigerer Faktor ist das zeitliche und persönliche Engagement, insbesondere der Vertriebskollegen.

 

 

Wie geht Siemens mit den strengeren Regeln um? Genügen Ihnen „alte“ Einwilligungen künftig noch, oder versuchen Sie, von allen Kontakten eine aktuelle Einwilligung einzuholen?

Wir haben das Ziel, möglichst alle unsere Kontakte für die DSGVO-konforme Einwilligung zu gewinnen. Das heißt in der Konsequenz: Nach dem 25.05.2018 werden wir Kunden und Interessenten, die uns keine Einwilligungserklärung gegeben haben, im Rahmen von Massenmailings nicht mehr per E-Mail anschreiben.

 

 

Alte Einwilligungen bleiben gültig, sofern sie die Bedingungen der DSGVO erfüllen. Ist die Rechtsunsicherheit bei Siemens so groß, dass Sie vorsorglich alle Einwilligungen erneuern?

Ich würde nicht von Rechtsunsicherheit sprechen. Der Umgang mit Kundendaten bedarf besonderer Sorgfalt, und diesem Anspruch fühlen wir uns verpflichtet. Wir alle kennen es aus unserem privaten Umfeld – eine einmal gegebene Zustimmung erneuert man auch als Kunde nicht in eigener Initiative. Aus diesem Grund möchten wir unseren Kunden nun aktiv die Möglichkeit geben, ihre Kontaktdaten noch einmal zu überprüfen. Zudem erhalten sie die Möglichkeit, für sie relevante Interessensgebiete zu hinterlegen.

 

 

Wie gehen Sie mit dem Risiko um, dass die Datenbank nach der Ja-Wort-Kampagne deutlich kleiner sein könnte?

Wir gehen in der Tat nicht davon aus, dass es uns bis zum 25.05.18 gelingen wird, von allen Kontakten eine Einwilligungserklärung per Double-Opt-in zu bekommen. Die Anzahl der validierten Kontakte wird somit geringer sein als unser bisheriger Bestand. Deshalb werden wir auch nach dem 25.05.2018 nicht aufhören, unsere Kunden für dieses Thema zu sensibilisieren, um so sukzessive alle Kontaktdaten zu verifizieren.

 

 

Wie verläuft die Ja-Wort-Kampagne bisher?

Recht gut, aber nicht hervorragend. Vom selbst gesteckten Ziel sind wir noch ein Stück weit entfernt, was angesichts der geringen Aufmerksamkeit für das Thema Datenschutzgrundverordnung nicht überrascht. Wir wissen aus vielen Kundengesprächen, dass die Thematik im öffentlichen Diskurs noch nicht in vollem Umfang angekommen ist. Das merken wir auch an der Resonanz auf unsere Aktionen. Vermutlich ist die Brisanz der DSGVO vielen einfach nicht bewusst. Aufklärung durch Fachmedien – so wie es Vogel Business Media tut – oder über Verbände und IHKs ist dringend nötig.

 

Vom selbst gesteckten Ziel sind wir noch ein Stück weit entfernt.

 

 

Siemens hat eine starke Marke und kann sich hochwertige Werbung leisten. Empfehlen Sie ein so offensives Vorgehen auch B2B-Unternehmen mit weniger bekannten Marken? Welche Tipps haben Sie für die Kollegen?

Der Umgang mit Daten ist und bleibt ein sensibles Thema. Werbung wäre hier eher kontraproduktiv. Es geht um Vertrauen – und das sprechen wir mit dem Leitgedanken „Geben Sie uns Ihr Ja-Wort!“ bewusst emotional an. Wichtig: Im Rahmen der Kampagne platzieren wir keine Werbeinhalte. Der Fokus liegt auf dem Mehrwert, den wir Kunden und Partnern mit unserer Kommunikation liefern. Die Adressaten sind von uns hochwertige Inhalte und Informationen gewohnt, die ihnen im Geschäftsalltag weiterhelfen. Wenn sie diese weiterhin erhalten möchten, brauchen wir eine DSGVO-konforme Einwilligung. Das ist die Botschaft.

 

Unsere digitale Welt verlangt neue Spielregeln.

 

Generell empfehle ich den Verantwortlichen in Unternehmen, ihre Kunden verständlich und korrekt über das Thema aufzuklären. Es muss klar werden, dass unsere digitale Welt neue Spielregeln verlangt: Wenn wir immer und überall mobilen Zugriff auf relevanten Content haben möchten, dann muss uns dies auch etwas wert sein. Als Kunden können wir diese Wertschätzung durch Abgabe einer Einverständniserklärung zeigen. In diesem Sinne ist die Neuregelung auch eine Chance zum gegenseitigen Vertrauensbeweis. Siemens Deutschland setzt schon immer auf dieses vertrauensvolle Miteinander: partnerschaftlich und kundenorientiert – seit mehr als 170 Jahren.

 

Vielen Dank für das Interview, Frau Geißler.

 

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DanielFurth

Daniel Furth ist seit 2013 im digitalen Marketing unterwegs und hat im Studium als Reporter gearbeitet. Heute verbindet er die Leidenschaft für gute Inhalte und digitales Marketing bei der Vogel Communications Group und ist stets auf der Suche nach Beispielen für gutes B2B-Marketing. Themen-Einreichungen per Mail sind herzlich willkommen:...